Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Logibud AS behandler personopplysninger i forbindelse med nettstedet, webapplikasjonen, sjåførappen, kundedialog og integrasjoner.

1. Hvem er ansvarlig?

Logibud AS
Organisasjonsnummer: 928 644 464 MVA
Røtingavegen 328
5216 Lepsøy
Norge
E-post for personvernhenvendelser: hei@logibud.com

Logibud er behandlingsansvarlig når vi selv bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene behandles, for eksempel for brukerkontoer, avtaleforvaltning, sikkerhet og support.

Virksomheten som bruker Logibud er normalt behandlingsansvarlig for opplysninger den legger inn om egne kunder, kontakter, ansatte, sjåfører, mottakere og oppdrag. I disse tilfellene behandler Logibud opplysningene som databehandler etter Kundens instrukser og databehandleravtalen. Spørsmål om slike opplysninger bør normalt rettes til virksomheten du har et forhold til.

2. Hvilke opplysninger behandler vi?

Avhengig av hvordan Tjenesten brukes, kan vi behandle:

Konto- og brukeropplysninger

Navn, e-postadresse, bruker-ID, innloggingsleverandør, e-postbekreftelse, språk- og visningsvalg, virksomhetstilknytning, rolle, tilganger, invitasjoner og tidspunkt for opprettelse og bruk.

Virksomhets-, kunde- og kontaktopplysninger

Virksomhetsnavn, organisasjonsnummer, kunde- og regnskapsnummer, navn på kontaktpersoner, adresse, e-post, telefon, fakturaadresse og faktura- eller bilagsmottak. Dersom en kunde velger å registrere personnummer eller andre identifikatorer, kan dette også bli behandlet. Vi anbefaler at slike opplysninger bare registreres når det er strengt nødvendig og lovlig.

Sjåfør-, arbeids- og kjøretøyopplysninger

Navn, e-post, telefon, virksomhet, sjåførstatus, vaktstatus, lisenser, tildelt kjøretøy og relevante kjøretøyopplysninger som registreringsnummer, understellsnummer, merke, modell, vekt, mål, drivstoff, utslipp og kontrollstatus.

Posisjonsopplysninger

Når sporing er aktivert og sjåføren er på vakt, mottar Logibud presis aktuell posisjon, tidspunkt og en teknisk kildeangivelse. Appen kan hente posisjon også i bakgrunnen. Den sist mottatte posisjonen erstattes ved neste oppdatering. Logibud-løsningen er ikke utformet for å lagre en løpende posisjonshistorikk.

Ordre-, rute- og leveringsopplysninger

Ordrenummer, prosjekt- og referansenumre, adresser og koordinater, stopp og tidspunkter, beskrivelser av gods og tjenester, mål, vekt, pris, kommentarer, kontaktpersoner og leveringsstatus.

Leveringsdokumentasjon

Bilder, opplastede dokumenter, navn på mottaker eller den som signerer, elektronisk signatur, kommentarer, hendelsestidspunkt og annen dokumentasjon knyttet til levering eller henting. Sjåførappen kan be om tilgang til kamera og bildebibliotek når brukeren velger å ta eller laste opp bilder.

Faktura- og betalingsopplysninger

Fakturanummer, fakturagrunnlag, fakturalinjer, priser, antall, merverdiavgift, valuta, datoer, bankkonto, KID når tilgjengelig, mottakeradresser, sendingshistorikk, status, utestående beløp, betalingsstatus og koblings-ID-er mot regnskapssystem.

Logibud behandler ikke kortopplysninger for betaling av fakturaene som opprettes i Tjenesten.

Integrasjons- og MCP-opplysninger

Valgt selskap, integrasjonsleverandør, krypterte integrasjonsnøkler, leverandør-ID-er, tilkoblingsstatus, scopes, roller, autorisasjon, forespørsels-ID-er, webhooks, feilhendelser og revisjonshistorikk. Når MCP brukes, behandler vi også opplysninger om klienten, tillatelser, opprettelse, tilbakekalling og bruk av tilgangen.

Teknisk informasjon og sikkerhetslogger

IP-adresse, tidspunkt, nettleser- og enhetsopplysninger, autentiserings- og forespørselsdata, feil, sikkerhetshendelser, revisjonslogger og annen teknisk informasjon som er nødvendig for drift og sikkerhet.

Henvendelser

Navn, kontaktopplysninger og innholdet i support-, salgs-, personvern- eller andre henvendelser.

3. Hvor kommer opplysningene fra?

Vi mottar opplysninger:

• direkte fra deg
• fra virksomheten som inviterer deg eller bruker Logibud
• fra andre brukere som registrerer ordre, kontaktpersoner eller leveringsinformasjon
• fra enheten din når du bruker appen og gir nødvendige tillatelser
• fra integrasjoner du eller virksomheten aktiverer, for eksempel Tripletex eller en MCP-klient
• fra offentlige kilder, blant annet Brønnøysundregistrene og kjøretøyopplysninger fra Statens vegvesen
• automatisk gjennom sikkerhets- og driftslogger

4. Hvorfor behandler vi opplysningene?

Når Kunden er behandlingsansvarlig, er det Kunden som fastsetter behandlingsgrunnlaget. Dette gjelder blant annet posisjonssporing av ansatte, leveringsdokumentasjon og opplysninger om Kundens kunder og mottakere.

Du kan be om informasjon om vår interesseavveining når behandlingen bygger på berettiget interesse.

5. Posisjonssporing i sjåførappen

Posisjonssporing er en tydelig, separat funksjon. Før appen ber om systemtillatelse, vises informasjon om at:

• aktuell posisjon brukes mens sjåføren er på vakt
• formålet er å oppdatere dispatch og relevante kunder om oppdraget
• sporing kan fortsette i bakgrunnen
• bare den sist mottatte posisjonen lagres i Logibud, ikke en historisk sporingsrute

Posisjon sendes bare når sjåføren er på vakt og sporing er valgt eller aktivert i samsvar med virksomhetens oppsett. Når sjåføren går av vakt, stanses sporing og opplasting. Tillatelsen kan endres i enhetens innstillinger. Virksomheten som benytter sjåførappen er ansvarlig for at sporing er nødvendig, forholdsmessig og lovlig, og for å oppfylle kravene som gjelder ved kontrolltiltak i arbeidsforhold.

6. Hvem mottar opplysningene?

Vi deler opplysninger bare når det er nødvendig for formålet:

• med autoriserte brukere i virksomheten og arbeidsområdet ditt
• med underleverandører som leverer sky, lagring, autentisering, kart, e-post, innhold eller annen nødvendig teknisk funksjonalitet
• med regnskaps- eller andre integrasjoner som Kunden uttrykkelig aktiverer
• med MCP- eller AI-klienter når Kunden uttrykkelig gir dem tilgang
• med offentlige myndigheter når vi har en rettslig plikt
• ved virksomhetsoverdragelse, under egnede krav til fortrolighet og informasjon

En oppdatert liste over underleverandører og eksterne integrasjoner finnes på /juridisk/underleverandorer.

Logibud selger ikke personopplysninger og bruker dem ikke til målrettet reklame.

7. Tredjelandsoverføringer

Vi søker å behandle Kundedata i EU/EØS. Enkelte leverandører eller deres støttefunksjoner kan likevel innebære tilgang eller overføring til land utenfor EU/EØS. I slike tilfeller bruker vi et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel EU-kommisjonens adekvansbeslutning eller standard personvernbestemmelser, sammen med nødvendige tilleggstiltak.

Den oppdaterte underleverandørlisten opplyser om behandlingssted og overføringsgrunnlag. Du kan kontakte oss for mer informasjon eller kopi av relevante garantier.

8. Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

Vi lagrer opplysninger etter følgende hovedprinsipper:

• Konto og avtale: så lenge kontoen eller kundeforholdet er aktivt, og deretter i en begrenset periode for oppgjør, dokumentasjon og rettskrav.
• Kundedata i Tjenesten: etter Kundens instrukser og så lenge avtalen krever det. Ved opphør slettes eller returneres data i samsvar med databehandleravtalen og avtalte eksport- og sikkerhetskopirutiner.
• Aktuell sjåførposisjon: forrige posisjon erstattes når en ny posisjon mottas. Den siste posisjonen beholdes som del av den aktive sjåførkontoen til den erstattes, kontoen eller arbeidsområdet avsluttes, eller Kunden ber om sletting.
• Leverings-, ordre- og fakturadokumentasjon: så lenge Kunden trenger opplysningene for drift, dokumentasjon, bokføring eller rettskrav, innenfor Kundens konfigurerte eller avtalte lagringstid.
• Integrasjons- og sikkerhetslogger: lagringstiden bestemmes av loggtypen, alvorlighetsgraden, behovet for feilsøking og sikkerhet, eventuelle rettskrav og innstillingene hos infrastrukturleverandøren. Tilgangen er begrenset, og logger slettes eller anonymiseres når de ikke lenger trengs til disse formålene.
• Lovpålagt dokumentasjon: så lenge norsk lov krever det.

Når data slettes fra aktive Google Cloud-tjenester, slettes gjenværende kopier gjennom Googles ordinære sletteprosess. Google oppgir at fullført sletting fra aktive systemer og sikkerhetskopier kan ta opptil 180 dager. Data som må beholdes etter lov eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, sperres for andre formål.

9. Sikkerhet

Logibud bruker tekniske og organisatoriske tiltak tilpasset risikoen, blant annet kryptert transport, autentisering, rolle- og virksomhetsbasert tilgang, miljøseparasjon, logging og kryptering av integrasjonshemmeligheter med nøkkelforvaltning. Mer informasjon finnes på /sikkerhet.

Ingen løsning er helt risikofri. Ved et brudd på personopplysningssikkerheten følger vi gjeldende krav til håndtering og varsling.

10. Automatiserte avgjørelser

Logibud bruker ikke personopplysninger til helautomatiserte individuelle avgjørelser som har rettsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning for den registrerte.

11. Dine rettigheter

Avhengig av situasjonen kan du ha rett til:

• innsyn i personopplysninger om deg
• retting av uriktige opplysninger
• sletting
• begrensning av behandlingen
• dataportabilitet
• å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• å trekke tilbake et samtykke uten at det påvirker lovligheten av tidligere behandling

Rettighetene kan være begrenset av unntak i loven. Når Logibud er databehandler, videresender vi henvendelsen til den ansvarlige virksomheten eller bistår den med å svare.

Du kan sende en forespørsel til hei@logibud.com eller bruke siden /juridisk/personvernvalg. Vi kan be om informasjon som er nødvendig for å bekrefte identiteten din. Vi svarer normalt innen én måned.

Du kan klage til Datatilsynet via datatilsynet.no.

12. Sletting av konto

En enkeltbruker kan be om å få sin konto slettet. Sletting av brukerens konto sletter ikke nødvendigvis virksomhetens ordre-, faktura- eller leveringsdokumentasjon dersom virksomheten fortsatt har et lovlig behov for denne eller er forpliktet til å beholde den.

En autorisert administrator kan be om avslutning av hele arbeidsområdet og sletting eller retur av Kundedata. Fremgangsmåte og konsekvenser står på /juridisk/personvernvalg.

13. Barn

Tjenesten er beregnet for virksomheter og er ikke rettet mot barn. Kunden skal ikke opprette brukere for mindreårige eller registrere opplysninger om barn uten at dette er nødvendig og lovlig.

14. Endringer

Vi kan oppdatere erklæringen når Tjenesten eller regelverket endres. Vesentlige endringer varsles aktivt på en egnet måte før de trer i kraft. Vi ber ikke den enkelte om å følge med på nettsiden som eneste varslingsform ved vesentlige endringer.

15. Kontakt

Spørsmål eller forespørsler kan sendes til hei@logibud.com.